El despacho trabaja con cien empresas a la vez
La diferencia entre una empresa y una asesoría es la escala. Una empresa lleva su contabilidad. La asesoría lleva la de decenas o cientos de clientes, con sus ejercicios, sus plazos, sus nóminas y sus requerimientos, y todo a la vez. Por eso un programa pensado para una sola empresa se queda corto: cambiar de cliente debe costar un clic, no cerrar sesión, abrir otra base de datos y volver a buscar.
A la hora de elegir software, pregunta tres cosas. Cuánto tarda el equipo en pasar de un cliente a otro. Qué pasa si dos personas trabajan sobre el mismo cliente. Y cómo se traspasan los datos cuando entra un cliente nuevo que viene de otro programa.
Contabilidad multiempresa y multiejercicio
El núcleo del despacho es la contabilidad: diario, mayor, balances, libros de IVA y cuentas anuales. En multiempresa y multiejercicio, cada cliente tiene su plan de cuentas y su ejercicio abierto o cerrado, y el programa debe permitir comparar con el anterior sin esfuerzo.
Importa mucho la entrada de datos, porque es donde se va el tiempo. Un buen programa importa la contabilidad de otros programas, lee las facturas con inteligencia artificial para proponer el asiento y concilia el banco. Y debe dejar rastro de quién hizo cada apunte, por si hay que explicarlo después.
- Cambio de cliente y de ejercicio en un clic.
- Importadores desde los programas que usan tus clientes.
- Lectura de facturas escaneadas o en foto con propuesta de asiento.
- IVA, libros y modelos de Hacienda listos para presentar.
- Registro de quién hizo cada cambio.
Nóminas y Seguridad Social
Las nóminas son el área con más riesgo: una cotización mal calculada acaba en una reclamación de la Seguridad Social. El programa debe tener las bases, tipos y tablas del IRPF al día, calcular altas, bajas, finiquitos, pagas extra y situaciones especiales, y llevar los convenios aplicables.
Si la asesoría lleva las nóminas de muchos clientes, necesita una edición pensada para el despacho, con las plantillas de cada cliente separadas, la exportación hacia la contabilidad y el envío de los recibos al empleado. Un portal del empleado donde cada trabajador descarga su nómina te quita decenas de llamadas al mes.
Modelos y plazos: el calendario manda
Los plazos fiscales son fijos y no admiten despistes. Como referencia, la autoliquidación trimestral del IVA (modelo 303) se presenta del 1 al 20 del mes siguiente al trimestre (abril, julio y octubre), y la del cuarto trimestre, del 1 al 30 de enero; si el último día es inhábil, pasa al siguiente hábil. En el ámbito mercantil, la junta que aprueba las cuentas debe celebrarse dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio (artículo 164 de la Ley de Sociedades de Capital) y las cuentas se depositan en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación (artículo 279).
Comprueba siempre el calendario del contribuyente de la Agencia Tributaria, porque los plazos pueden variar por festivos, prórrogas o situaciones concretas del cliente. Lo que debe exigirte al programa es que genere los modelos con los datos de la contabilidad, que los deje listos para presentar por vía telemática y que te avise de los vencimientos de cada cliente antes de que lleguen.
Un asistente de IA en cada puesto: qué hace y qué no
Un asistente de inteligencia artificial para asesorías, como Neo Asesorías, hace la primera parte del trabajo. Contesta consultas laborales, fiscales y de Seguridad Social con el artículo de la ley delante y la fuente indicada para comprobarlo. Cuenta plazos en días hábiles o naturales con el calendario oficial. Prepara el borrador de un escrito (una contestación a un requerimiento, una alegación, una carta a Hacienda o a la Seguridad Social) con el membrete del despacho. Lee PDF, Word, Excel y fotos de facturas, los resume y los compara.
Lo que no hace es decidir. Un asistente puede equivocarse, interpretar mal un caso especial o no conocer un dato del cliente. El profesional revisa, corrige y firma, y la responsabilidad sigue siendo suya. Por eso es útil un asistente que enseñe la ley en la que se apoya: así la comprobación lleva segundos, no minutos.
Tampoco conviene pasar por alto la confidencialidad. Antes de usar cualquier herramienta de IA con datos de clientes, revisa dónde se tratan esos datos y qué dice el contrato, porque el despacho responde ante el cliente conforme a la normativa de protección de datos.
Cómo organizar el cambio sin parar el despacho
Cambiar de software en una asesoría da miedo, y con razón. La forma de hacerlo sin sobresaltos es empezar por una pieza y por un grupo de clientes, nunca por todos a la vez. Importa los datos de unos pocos clientes, trabaja un trimestre en paralelo con el programa antiguo, compara resultados y solo entonces pasa el resto.
Evita cerrar el año fiscal en medio de la migración y deja tiempo para formar al equipo. Los programas que se imponen sin explicar acaban siendo usados a medias, y entonces tienes dos sistemas y el doble de trabajo.
Cómo lo resuelven nuestros programas
FacturaGesCONTA es la contabilidad para empresas y asesorías: multiempresa, multiejercicio, IVA, modelos oficiales, importadores de otros programas y lectura de facturas con IA, en la nube o en tu red. FacturaGesRRHH lleva las nóminas, los seguros sociales, el IRPF, las bajas, los finiquitos y el portal del empleado, con una edición específica para asesorías. Neo Asesorías es el asistente de IA que se instala en los ordenadores del despacho y trabaja contigo con la ley delante.
Se pueden contratar por separado o juntos. Te preparamos un presupuesto a medida según los puestos y los clientes de tu despacho.