Por qué hay quien da el paso ahora
Quien lleva años con ContaPlus suele tener la contabilidad ordenada y un manejo que no necesita pensar. Lo que empuja a cambiar casi nunca es el programa en sí, sino lo que lo rodea: el producto ha cambiado de nombre, el ordenador se renueva, hay que trabajar desde dos oficinas o el cliente pide ver sus cifras sin esperar a fin de mes.
En su página oficial, Sage informa de que, después de más de 30 años, ContaPlus da paso a Sage 50. Si te toca decidir, tienes dos caminos: seguir la ruta que propone el fabricante o elegir otro programa. Los dos son válidos; lo que sale mal es decidirlo con prisa, con el cierre encima y con una copia de seguridad que nadie ha probado a restaurar.
Esta guía va dirigida a esa segunda opción: cambiar de programa conservando todo el histórico y sin descuadres. Sirve para una pyme, para un autónomo con contabilidad por partida doble y para un despacho que lleva varias empresas.
Cuándo hacerlo: el momento importa más que el programa
El mejor momento es el primer día de un ejercicio, con el anterior cerrado, regularizado y con las cuentas anuales formuladas. Ese día los saldos de apertura son únicos y comprobables, y no hay asientos a medias que arrastrar. Si no puedes esperar, la segunda opción es justo después de cerrar un trimestre: el IVA está liquidado y presentado, y el corte queda limpio.
El peor momento es la mitad de un trimestre, con facturas pendientes de contabilizar y la liquidación de IVA a medias. También conviene evitar los días previos a un cierre.
Una pauta práctica: migra las empresas más sencillas primero, como ensayo, y deja para el final la que tiene más movimiento. Así los errores de método los cometes donde cuestan poco.
Antes de tocar nada: cierre, copia y qué exportar
Primero, cerrar bien lo que dejas atrás. Eso significa tener el diario sin asientos descuadrados, las cuentas de proveedores y clientes conciliadas con sus extractos, las amortizaciones del ejercicio dotadas, la regularización hecha y el balance de sumas y saldos impreso y archivado en PDF.
Segundo, una copia completa de la carpeta de datos de la empresa y otra del programa instalado, guardadas fuera del ordenador y etiquetadas con la fecha. Comprueba que se puede abrir: restáurala en otra carpeta y mira que el programa la lee.
Tercero, recuerda la obligación de fondo. El artículo 25 del Código de Comercio exige a todo empresario llevar una contabilidad ordenada, con libro Diario y libro de Inventarios y Cuentas anuales, y el artículo 30 manda conservar libros, correspondencia y justificantes durante seis años, contados desde el último asiento. Cambiar de programa no cambia ese plazo: los libros del ejercicio anterior los tienes que poder sacar, ya sea desde el programa de destino o desde tu copia.
Con la contabilidad cerrada y la copia probada, saca de ContaPlus lo que de verdad necesita el programa de destino. Es poco, pero tiene que estar entero:
- El plan de cuentas completo, incluidas las subcuentas de clientes, proveedores y acreedores, con su NIF, domicilio y datos fiscales.
- El diario de los ejercicios que quieras conservar, con fechas, conceptos, documentos y contrapartidas.
- Los libros registro de IVA de facturas emitidas y recibidas, para que las liquidaciones pasadas se puedan reconstruir.
- Los saldos finales por subcuenta del último ejercicio cerrado: te servirán de contraste al cargar la apertura.
- El inventario de inmovilizado con valor de adquisición, amortización acumulada y método de cada bien.
Cargar el histórico y los saldos de apertura
Hay dos maneras de traer un histórico. La primera es importar el diario completo de uno o varios ejercicios: ganas la consulta del mayor de cada cuenta y la comparativa entre años. La segunda es importar solo el plan de cuentas y generar un asiento de apertura con los saldos del último cierre: es más ligera, y suficiente si no necesitas consultar el detalle antiguo desde el programa de destino.
Lo habitual en una pyme es combinar ambas: diario del último ejercicio y de uno anterior, para tener comparativas, y los años más antiguos archivados en PDF. Decide cuántos años traer según lo que vayas a consultar de verdad, no por completismo.
Cuida las cuentas con tratamiento especial. Las subcuentas de bancos conviene dejarlas con el mismo código si tienes punteo pendiente. Las de IVA soportado y repercutido, las de retenciones y las de inmovilizado deben llegar con sus saldos exactos, porque de ellas cuelgan las liquidaciones y las amortizaciones del año siguiente. Y si tu plan tiene cuentas con códigos propios fuera del Plan General Contable, revisa que se hayan creado todas antes de importar asientos que las usen.
Cuadrar sumas y saldos: la prueba que no se salta
La prueba es siempre la misma: obtén el balance de sumas y saldos en el programa de destino con la fecha de cierre del origen y compáralo, cuenta por cuenta, con el que archivaste de ContaPlus. Debe coincidir el debe, el haber y el saldo de cada subcuenta, y el total de sumas del debe tiene que igualar al del haber.
Si hay diferencias, suelen estar en pocos sitios: subcuentas que no se importaron por tener un código duplicado o un carácter raro, asientos con fecha fuera del ejercicio o descuadres que ya venían del origen y nadie había detectado. Mira primero las cuentas con diferencia y no revises el diario entero.
Después, comprueba el IVA: el total de bases y cuotas de los libros registro de un trimestre cerrado tiene que coincidir con lo que presentaste en el modelo 303 de ese periodo. Si coincide, tu histórico es fiable. Si no, mejor saberlo hoy que en una inspección.
Amortizaciones, terceros y otros detalles que se olvidan
Lo que más se pierde en una migración no es el diario, sino lo que vive al lado. Las tablas de amortización del inmovilizado: si no entran con el valor de origen y la amortización acumulada, el primer cierre del ejercicio saldrá mal. Los datos de los terceros: sin NIF correcto, la declaración anual de operaciones con terceras personas (modelo 347) y los libros de IVA dan problemas. Y las plantillas de asientos repetitivos, como alquileres, seguros o cuotas, que se rehacen en media hora y evitan errores durante un año.
También los vencimientos pendientes de cobro y de pago, los asientos predefinidos y las cuentas de bancos con su punteo. Haz una lista de lo que usas cada semana en ContaPlus y comprueba que existe en el programa de destino antes de apagar el antiguo.
Y no apagues ContaPlus en el momento de migrar. Déjalo instalado, con sus datos, en modo consulta, hasta que hayas hecho un cierre completo con el programa de destino. Para eso sirve la copia que preparaste.
Lista de comprobación antes de dar el cambio por bueno
Imprime esto y ve marcando. Si todos los puntos están cubiertos, puedes trabajar tranquilo:
- Ejercicio anterior cerrado, regularizado y con el balance de sumas y saldos archivado en PDF.
- Copia completa de datos y programa fuera del equipo, restaurada con éxito en otra carpeta.
- Plan de cuentas importado con todas las subcuentas y los NIF de terceros.
- Sumas y saldos del programa de destino iguales a los del origen en cada cuenta.
- Libros de IVA de un trimestre cerrado iguales a los del modelo 303 presentado.
- Inmovilizado con valor de adquisición, amortización acumulada y método.
- Asientos predefinidos y plantillas rehechas, y vencimientos pendientes cargados.
- Usuarios y permisos creados, y quien lleva la contabilidad formado en las pantallas que usa cada día.
- ContaPlus conservado en consulta hasta el primer cierre completo con el programa de destino.
Cómo lo resuelve NeoPro
FacturaGesCONTA importa el diario y el plan de cuentas de ContaPlus, desde la carpeta de datos con DIARIO.DBF y SUBCTA.DBF o desde los ficheros XDiario y XSubcta, y el cuadre contra el origen se hace contigo, cuenta por cuenta, antes de que empieces a trabajar. Tiene plantillas, asientos predefinidos, punteo, libros registro, liquidaciones de IVA, sumas y saldos, pérdidas y ganancias y balance, con salida a Excel o PDF, y cierre y apertura con comprobaciones de cuadre.
Si además facturabas con FacturaPlus, FacturaGesTOTAL importa esos datos y sus facturas llegan contabilizadas a FacturaGesCONTA, sin pasar nada a mano. Funciona en un servidor de la red de tu oficina o en la nube, con varias empresas, varios ejercicios y varios usuarios a la vez. Puedes probarlo gratis 30 días. En la Vega Baja vamos en persona desde Guardamar del Segura; fuera de la comarca, lo hacemos en remoto, por videollamada.