Qué dice la ley hoy
La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que añadió el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo. Dice que la empresa garantizará el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora.
El texto añade tres reglas. La primera: la forma de organizar y documentar el registro la fijan la negociación colectiva o un acuerdo de empresa y, si no los hay, la decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores. La segunda: los registros se conservan cuatro años. La tercera: durante ese tiempo están a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Una precisión que evita sustos: la ley no exige un formato concreto. El Ministerio de Trabajo, en su guía sobre el registro de jornada, admite papel o sistema telemático siempre que la información sea fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ni por la empresa ni por el trabajador. La guía es informativa y la última palabra la tienen los tribunales del orden social.
El registro digital obligatorio: en qué punto está
Se habla mucho de un registro de jornada «solo digital», así que conviene separar lo confirmado de lo que circula. El 30 de septiembre de 2025, el Consejo de Ministros autorizó la tramitación administrativa urgente del proyecto de real decreto que desarrolla el Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de jornada. Es un proyecto: mientras no se apruebe y se publique, no obliga a nadie.
A fecha de noviembre de 2026, ese real decreto no consta publicado en el BOE. No hay, por tanto, número de norma ni fecha de entrada en vigor que podamos darte, y las fechas que se ven en algunas webs no tienen respaldo oficial.
Qué hacer con esto: lo vigente es el artículo 34.9 tal como está, y hay que cumplirlo ya. Si eliges ahora un sistema digital fiable, estarás mejor situado cuando llegue la norma, sea cuando sea. Y si lees que ya es obligatorio fichar con una aplicación, comprueba el BOE antes de cambiar nada.
Quién está obligado y quién queda fuera
Según la guía del Ministerio, el registro se aplica a todos los trabajadores incluidos en el ámbito del artículo 1 del Estatuto, de cualquier categoría, sector y tamaño de empresa. Eso incluye comerciales, personal móvil, temporales y quien teletrabaja total o parcialmente. Quien trabaja a tiempo parcial también registra: su caso lo regula además el artículo 12.4.c del Estatuto.
Las excepciones son pocas. El personal de alta dirección del artículo 2.1.a del Estatuto queda fuera. Las relaciones laborales especiales se rigen por su normativa propia. Los trabajadores móviles del transporte por carretera, la marina mercante y el transporte ferroviario transfronterizo tienen sus registros específicos en el Real Decreto 1561/1995. Y no aplica a autónomos ni a socios trabajadores de cooperativas, porque su relación no es laboral.
Un matiz que se olvida: los mandos intermedios o cargos de confianza con libre disponibilidad horaria no son alta dirección. Con carácter general, también se registra su jornada, y la guía recomienda dejar constancia de su régimen en el convenio o en un acuerdo de empresa.
Qué datos registrar y cómo organizarlo
Lo obligatorio es el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada persona, cada día. Lo recomendable, según la guía, es anotar también las pausas cuando no estén claramente fijadas por convenio o contrato, para no dar por trabajado todo el tiempo entre la entrada y la salida. Quien se desplaza a casa de un cliente registra el tiempo de trabajo efectivo, y es útil dejar anotado aparte el tiempo de desplazamiento.
Para decidir cómo, el orden legal es este: primero convenio colectivo, después acuerdo de empresa y, en su defecto, decisión tuya tras consultar a la representación de los trabajadores. Si no tienes representantes, deja por escrito que informaste a la plantilla y cómo funciona el sistema. Si el registro usa dispositivos digitales, videovigilancia o geolocalización, la guía recuerda que hay que respetar el derecho a la intimidad del artículo 20 bis del Estatuto y la Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos: elige el sistema menos invasivo que cumpla.
- Hora de inicio y de fin de cada día, por trabajador.
- Pausas y descansos, si el convenio no los fija de forma clara.
- Horas por encima de la jornada pactada, para compensarlas en salario o en descanso.
- Quién registra y cómo se corrige un olvido, con rastro de la corrección.
Teletrabajo, horas extra y flexibilidad
El registro no impide la jornada flexible ni el teletrabajo. La guía los trata expresamente: se registra cada día, pero si hay flexibilidad se valora en periodos más largos. Si la jornada pactada es mensual y un día se hace más y otro menos, un exceso diario no es sin más hora extraordinaria cuando el conjunto del mes cuadra.
En teletrabajo sirven los registros telemáticos o, si lo recoge el convenio o la empresa lo acepta, hojas de autogestión firmadas por el trabajador. Eso sí, conservas la capacidad de comprobar que lo declarado es cierto.
Las horas extraordinarias son la razón práctica del registro: sin datos fiables no puedes demostrar cuántas se hicieron ni cómo se compensaron. Por eso suelen aparecer en las reclamaciones y en las actuaciones de la Inspección.
Errores habituales y riesgo de incumplir
No llevar el registro es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS (texto refundido aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2000), que incluye expresamente la transgresión de las normas en materia de registro de jornada desde el Real Decreto-ley 8/2019. No te damos cifras: dependen de la graduación, y lo prudente es no llegar ahí.
Lo que más vemos en empresas pequeñas y medianas son siempre los mismos fallos:
- Una hoja en papel que se rellena entera a fin de mes, con las mismas horas todos los días. Un inspector lo detecta de un vistazo.
- Registros que solo existen en el ordenador de una persona o que se pueden editar sin dejar rastro.
- No conservar los datos los cuatro años, o perderlos al cambiar de programa o de gestoría.
- No dar acceso: la plantilla y sus representantes tienen derecho a consultarlos, y la Inspección también.
- Registrar solo la hora de entrada, o apuntar horas teóricas en vez de las reales.
- Olvidar a quienes teletrabajan, a los comerciales en ruta o a quienes están a tiempo parcial.
Lista de comprobación
Antes de dar por cerrado el tema, repasa estos puntos con tu asesor laboral, sobre todo si tu convenio tiene reglas propias:
- Existe un acuerdo, un convenio o una decisión documentada sobre cómo se registra.
- Cada persona sujeta al registro tiene su inicio y fin diarios, incluidos teletrabajo y tiempo parcial.
- Los registros no pueden alterarse sin dejar huella.
- Se guardan cuatro años y se pueden sacar por trabajador y por periodo.
- La plantilla sabe cómo consultar los suyos.
Cómo lo resuelven nuestros programas
FacturaGesRRHH lleva el registro de jornada desde el ordenador o desde el móvil, trazable, con informes pensados para la Inspección. Está junto a las vacaciones, los permisos y las nóminas, de modo que las horas y los saldos de días viven en el mismo sitio.
FacturaGesTOTAL también tiene registro de jornada con PIN, útil cuando el equipo no tiene un puesto fijo. Qué programa te conviene depende de cómo trabaja tu plantilla; lo vemos con tu caso delante, y la organización del registro conviene validarla con tu asesor laboral.