Por qué se aplaza el cambio y por qué ya no conviene
Casi todos los que cambian de programa lo han pospuesto años. El miedo es razonable: años de clientes, artículos, facturas y asientos viven en un fichero que solo entiende el programa antiguo. Pero hay motivos que han cambiado el cálculo. El Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023) exigirá a partir de 2027 programas que registren las facturas de forma inalterable, y la factura electrónica entre empresas (Real Decreto 238/2026) llegará en octubre de 2027 y 2028. Un programa antiguo que no se actualiza se queda fuera.
Cambiar con tiempo, con calma y en el momento adecuado cuesta mucho menos que hacerlo con prisa cuando se acerca una fecha legal y el proveedor ya no responde.
Qué se migra y qué no
Haz un inventario antes de hablar con nadie. Casi siempre hay tres niveles de datos, y no todos merecen el mismo esfuerzo.
El segundo nivel es lo que más valor aporta a la hora de arrancar con tranquilidad y lo que más conviene verificar. El tercero se puede dejar en consulta: conservar una copia del programa antiguo en modo lectura, o en una exportación a PDF y hoja de cálculo, es una opción legítima, siempre que respetes los plazos de conservación que marca la ley.
- Imprescindible: clientes, proveedores, artículos y tarifas, plan de cuentas, saldos iniciales de contabilidad, vencimientos pendientes de cobro y pago, series y último número de factura de cada serie.
- Muy recomendable: facturas emitidas y recibidas del ejercicio en curso y del anterior, asientos del ejercicio, inmovilizado y amortizaciones, nóminas y datos de empleados si el programa los lleva.
- Opcional: histórico antiguo de albaranes y presupuestos, movimientos de almacén de años cerrados, notas y adjuntos.
Cómo se hace la migración
Una buena importación no es abrir un fichero y pulsar un botón. Se hace campo a campo: cada dato del programa antiguo (el NIF, la forma de pago, el tipo de IVA, el recargo de equivalencia, la cuenta contable de un cliente) tiene que ir a su campo correcto en el programa nuevo, y lo que no tenga sitio se decide aposta, no se pierde en silencio.
Los pasos son siempre los mismos. Primero, una copia completa de seguridad del programa antiguo, guardada fuera del ordenador. Segundo, un análisis de todas las tablas y campos para saber qué hay realmente, porque muchos programas guardan información en sitios que no se ven en pantalla. Tercero, una importación de prueba sobre una copia. Cuarto, un cuadre. Quinto, la importación definitiva en la fecha de corte.
Si tu programa antiguo guarda los datos en un formato propio o cerrado, pide al proveedor que te dé una exportación; si no existe, un buen equipo de migración sabe leer el formato directamente. Dinos qué programa usas y te decimos qué se puede importar.
Cómo se cuadra: la comprobación que evita sustos
Cuadrar es comprobar que lo importado es igual a lo de origen, con números, no a ojo. Cuatro comprobaciones bastan para detectar casi todo:
Guarda esas capturas o listados firmados como prueba del cuadre. Si más adelante alguien pregunta por una diferencia, tendrás la fotografía del día del cambio.
- Contabilidad: sumas y saldos del balance de comprobación en el origen y en el destino, cuenta por cuenta, con el mismo corte.
- Cartera: total de pendientes de cobro y de pago, por cliente y por proveedor, iguales en los dos programas.
- Facturación: número de facturas y base imponible, cuota de IVA y total por trimestre y por serie.
- Almacén: existencias valoradas por artículo, si el programa lleva stock.
Errores típicos
Los fallos se repiten en casi todos los cambios, y casi todos se evitan con una lista:
- Cambiar a mitad de trimestre, y tener que presentar el IVA con datos en dos programas.
- Olvidar los vencimientos pendientes y volver a pedir cobros ya cobrados, o dejar de reclamar los vencidos.
- No fijar la numeración: la primera factura del programa nuevo repite número o rompe la serie.
- Arrastrar datos sucios: NIF duplicados, clientes repetidos, cuentas inactivas. Es mejor limpiar antes que importar la basura.
- No dejar al asesor participar: es quien detecta antes un asiento mal traspasado.
- Tirar el programa antiguo y la copia el día que se acaba la migración.
- No formar al equipo: el programa mejor importado fracasa si nadie sabe usarlo.
Plan de cambio a fin de ejercicio
La fecha ideal es el cierre de un ejercicio, normalmente el 31 de diciembre: los saldos son limpios, no hay trimestres a medias y el asesor ya está cerrando. Con el calendario de 2027 delante, empezar en noviembre o diciembre te deja el programa funcionando antes de que se acerquen las obligaciones de VERI*FACTU.
Un calendario razonable para una pyme: noviembre para el inventario, la limpieza de datos y la importación de prueba; primera quincena de diciembre para la formación y el cuadre de la prueba; entre el cierre y el 20 de enero, la importación definitiva con los saldos finales y el cuadre firmado; y durante enero, convivencia con el programa antiguo en modo consulta mientras se presentan los modelos del cuarto trimestre. Si no llegas a tiempo, el siguiente corte limpio es el cierre de un trimestre.
Cómo lo hacemos en NeoPro
En nuestros programas, los importadores leen los datos de origen campo a campo, analizando todas las tablas y no solo las que se ven, y la migración se acompaña de un cuadre con tu asesor. FacturaGesTOTAL importa los datos de gestión de programas como ClassicGes y FacturaGesCONTA trae la contabilidad de otros programas del mercado. Cuéntanos qué usas y te decimos con franqueza qué se importa tal cual, qué necesita un paso intermedio y qué conviene dejar en consulta.