Empieza por lo que te toca hacer, no por el programa
Antes de mirar catálogos, apunta tres cosas: cuántas facturas emites al mes, qué haces además de facturar (almacén, TPV, partes de trabajo, cobros recurrentes) y quién más tiene que tocar los datos (tu asesor, un empleado, un comercial en la calle). La respuesta cambia por completo la elección: un autónomo con veinte facturas al mes y una pyme con almacén y varios usuarios no necesitan lo mismo.
También conviene decidir qué quieres dejar de hacer a mano. Si lo que más tiempo te cuesta es perseguir cobros, buscarás tesorería y recibos; si es teclear las facturas de proveedores, buscarás lectura automática de facturas; si es pasar los datos al asesor, buscarás conexión con la contabilidad.
Cumplimiento: VERI*FACTU
El Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023) obliga a que el programa con el que facturas impida alterar o esconder facturas. Las fechas vigentes a noviembre de 2026, según el Real Decreto-ley 15/2025, son el 1 de enero de 2027 para el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. Hacienda ha anunciado la previsión de ampliarlas, pero no es todavía norma.
Si el programa que te ofrecen no menciona VERI*FACTU, lo descartas. Si lo menciona, pregunta tres cosas concretas: si el fabricante entrega la declaración responsable de cumplimiento, si ofrece las dos modalidades (verificable y no verificable) y si el programa imprime el código QR y gestiona los rechazos. Si estás en el SII o en un territorio foral (TicketBAI, Navarra), tu situación es otra y debes preguntar por tu sistema concreto.
Cumplimiento: factura electrónica entre empresas
Con el Real Decreto 238/2026 y la Orden HAC/1028/2026, emitir y recibir facturas en formato estructurado será obligatorio el 6 de octubre de 2027 para quien supere 8 millones de volumen de operaciones y el 6 de octubre de 2028 para el resto. Incluye la comunicación de estados de pago.
No esperes que tu programa de hoy lo haga todo ya, pero sí pide una respuesta clara: cuándo podrá recibir y emitir en el formato exigido, y si lleva bien los vencimientos y las fechas de pago de cada factura. Un proveedor serio te dará una hoja de ruta, no un «ya veremos».
Nube o escritorio: cómo decidir
No hay respuesta universal. La nube te da acceso desde cualquier sitio, actualizaciones sin hacer nada, copias gestionadas y facilidad para que tu asesor entre a ver los datos. Pide, a cambio, conexión a internet y confianza en el proveedor. El escritorio funciona en tu ordenador, es rápido y puede trabajar sin conexión, pero las copias y las actualizaciones dependen más de ti.
Algunos casos orientan: si tienes varios sitios, comerciales en ruta o un TPV con varias cajas, la nube suele ganar; si trabajas en un local con mala conexión o tienes un procesamiento pesado, el escritorio tiene sentido. Lo mejor es que el proveedor ofrezca ambas versiones con los mismos datos y el mismo aspecto, de modo que puedas cambiar sin volver a aprender.
Tus datos: importar, exportar, copias
Antes de comprometerte, comprueba cómo entran tus datos y cómo salen. Entrar: si vienes de otro programa, pregunta si importa clientes, proveedores, artículos, facturas históricas y saldos, y si lo hace campo a campo o solo en bloque. Salir: si algún día cambias de programa, tienes que poder llevarte todo en un formato abierto. Un programa que te encierra no es una buena inversión.
Pregunta también por las copias de seguridad: dónde se guardan, con qué frecuencia, cifradas o no, y cómo se restaura. Perder un día de facturas es un problema; perder un año, un desastre fiscal, porque la ley te obliga a conservarlas.
Soporte, sector y lo que viene después
El soporte se prueba antes de comprar: llama, escribe y mide cuánto tardan en contestar y si lo hace una persona que conoce el programa. Pregunta quién te ayuda a empezar y si la ayuda dentro del programa es útil de verdad.
Mira si el programa conoce tu sector. Un taller necesita órdenes de reparación; un transportista, portes y DeCA; una hostelería, un TPV con comandas; una comunidad de vecinos, cuotas y juntas. Un programa genérico te obliga a retorcer lo que no encaja. Y piensa en el crecimiento: si mañana necesitas contabilidad, nóminas o un ERP, es una ventaja que sean del mismo fabricante y compartan datos.
Lista de comprobación y cómo lo resuelven nuestros programas
Imprime esta lista y pásala por cada candidato. Si un punto no tiene respuesta clara por escrito, ya sabes lo que pasará después de firmar.
FacturaGesTOTAL reúne facturación, almacén, TPV, tesorería y cobros, con VERI*FACTU, en nube y escritorio con los mismos datos, y se conecta con FacturaGesCONTA cuando necesitas contabilidad. Si tu empresa pide más (producción, varios almacenes, finanzas), FacturaGesERP da el siguiente paso con una implantación a medida, sin cambiar de fabricante.
- ¿Cumple VERI*FACTU y entrega la declaración responsable del fabricante?
- ¿Tiene hoja de ruta para la factura electrónica entre empresas y los estados de pago?
- ¿Existe versión en la nube y de escritorio, o solo una de las dos?
- ¿Importa mis datos desde mi programa actual y exporta en formato abierto?
- ¿Cómo y dónde se hacen las copias de seguridad?
- ¿Cubre mi sector (TPV, taller, transporte, fincas, partes de trabajo)?
- ¿Puede entrar mi asesor sin que yo le mande ficheros?
- ¿Cómo es el soporte: quién contesta y en cuánto tiempo?
- ¿Puedo probarlo con mis datos antes de decidir?