Cada comunidad es una pequeña empresa
Una comunidad de propietarios tiene presupuesto, cuotas, proveedores, cuentas bancarias, junta y actas. Multiplicado por veinte, cincuenta o cien comunidades, el trabajo del administrador es de gestión masiva con exigencias legales. Si cada comunidad vive en una hoja de cálculo distinta, cualquier cambio (un propietario que vende, un proveedor nuevo, una derrama) se repite a mano y se acaba olvidando en algún sitio.
Un programa para administradores debe mantener cada comunidad separada, con su contabilidad y sus datos, y al mismo tiempo darte una vista del despacho completo: qué recibos están pendientes, qué juntas hay que convocar este mes y qué comunidades tienen deuda.
Cuotas, recibos y remesas SEPA
El cobro es el trabajo más repetitivo. El programa debe calcular la cuota de cada propietario según su coeficiente de participación, generar los recibos del periodo (mensual, trimestral o anual) y emitir la remesa SEPA de adeudos directos para pasarla al banco de la comunidad. Para domiciliar hace falta el mandato firmado por cada propietario y su IBAN, que el programa debe guardar junto a la ficha.
Cuando el banco devuelve un recibo, la devolución tiene que reflejarse en la cuenta del propietario, con su gasto bancario si se repercute, sin tocar a mano los asientos. Conviene también poder separar las cuotas ordinarias del fondo de reserva y de las derramas extraordinarias.
- Coeficientes y cuotas por vivienda, local, garaje y trastero.
- Recibos y remesa SEPA de la comunidad que corresponda.
- Gestión de devoluciones y reclamación del recibo impagado.
- Fondo de reserva y derramas con su propio seguimiento.
La junta de propietarios según la Ley 49/1960
La Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre propiedad horizontal, marca el calendario y las formalidades. La junta se reúne al menos una vez al año. La ordinaria se cita con al menos seis días de antelación y las extraordinarias con la antelación suficiente para que todos puedan conocerlas (artículo 16). Si en primera convocatoria no hay quórum, la segunda puede celebrarse el mismo día pasada media hora o, si no, dentro de los ocho días naturales siguientes, con una citación de al menos tres días.
El acta se cierra con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes, y desde ese momento los acuerdos son ejecutivos (artículo 19). El secretario conserva las convocatorias y documentos durante cinco años. Un programa útil prepara la convocatoria con su orden del día, controla las citaciones, calcula quórum y votaciones por coeficiente, y redacta el acta con los acuerdos adoptados.
Mayorías: lo que más se discute
El artículo 17 fija las mayorías, y es donde más errores se cometen. Con carácter general, los acuerdos requieren la mayoría de los propietarios que represente la mayoría de las cuotas. Las innovaciones y alteraciones estructurales exigen tres quintas partes de propietarios y de cuotas, igual que el servicio de portería o vigilancia. Modificar el título constitutivo o los estatutos requiere unanimidad.
Los propietarios ausentes y debidamente citados se computan como favorables si no manifiestan su discrepancia en treinta días naturales desde la comunicación del acuerdo, con las excepciones que prevé la ley. Si un acuerdo se adopta mal, el propietario puede impugnarlo: la acción caduca a los tres meses, o al año si el acuerdo es contrario a la ley o a los estatutos (artículo 18). Un programa que te indica la mayoría necesaria para cada punto te ahorra un disgusto.
Morosidad: reclamar a tiempo y con papeles
Cuando un propietario no paga, la ley da herramientas, pero hay que usarlas con orden. El propietario moroso puede asistir a la junta, pero no votar (artículo 15). Las deudas por la parte vencida del año en curso y los tres años anteriores tienen preferencia (artículo 9), y el adquirente de una vivienda responde con el propio inmueble de las deudas de ese periodo. Por eso, al vender, la comunidad debe emitir el certificado de deudas, que se expide en siete días naturales.
Para reclamar, la comunidad puede acudir al proceso monitorio con el certificado de liquidación aprobado por la junta (artículo 21). Lo que necesitas del programa es un historial claro por propietario: qué debe, desde cuándo, qué requerimientos se enviaron y con qué fecha, y todo listo para sacar la certificación.
Contabilidad de la comunidad y fondo de reserva
Cada comunidad lleva su contabilidad: ingresos por cuotas, gastos de suministros, seguros, mantenimiento y limpieza, y liquidación anual contra el presupuesto aprobado. La ley exige un fondo de reserva con una dotación mínima del 10 % del último presupuesto ordinario (artículo 9), y el programa debe mostrarlo con claridad.
Al cerrar el ejercicio, el administrador presenta a la junta la liquidación y las cuentas (competencia de la junta, artículo 14). Si el programa lleva la contabilidad dentro, no hay que pasar nada entre sistemas: el recibo cobrado y la factura del proveedor ya están contabilizados y la cuenta de cada propietario cuadra.
Portal del vecino e incidencias
Buena parte del tiempo del administrador se va en llamadas: «¿cuánto debo?», «¿cuándo es la junta?», «hay una avería en el garaje». Un portal del vecino resuelve las dos primeras: cada propietario ve sus recibos, descarga las actas y las convocatorias y consulta su estado de cuenta. Para las averías, un registro de incidencias con seguimiento y aviso al proveedor evita que se pierdan.
Cuanta menos información tenga que pedir el vecino por teléfono, más tiempo te queda para administrar. Y si la comunidad tiene vecinos extranjeros, un portal en varios idiomas evita malentendidos.
Cómo lo resuelve FincaGesTOTAL
FincaGesTOTAL reúne comunidades, propietarios, cuotas, recibos y remesas, juntas y actas, liquidaciones, contabilidad, incidencias y portal del vecino, que está disponible en ocho idiomas. Funciona en la nube, sirve igual para el administrador con unas pocas comunidades que para el despacho con cientos, e incluye una asistente que conoce la ley.
Te lo enseñamos con una de tus comunidades y te damos un presupuesto a medida.