Qué obliga exactamente
La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, estableció que las facturas entre empresarios y profesionales deben emitirse y recibirse en formato electrónico estructurado. Para hacerlo posible faltaban dos normas: el reglamento y la orden que pone en marcha la solución pública de facturación. El reglamento es el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE del 31 de marzo de 2026 y en vigor desde el 20 de abril. La orden es la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, publicada en el BOE del 5 de octubre y en vigor desde el 6 de octubre de 2026.
Eso significa que la obligación ya tiene su reloj en marcha. «Electrónica» aquí no quiere decir un PDF enviado por correo: quiere decir un fichero de datos estructurado que el programa del destinatario puede leer sin que nadie lo teclee. La solución pública que desarrolla la Agencia Tributaria usa el formato UBL conforme al modelo europeo EN 16931.
Fechas: 12 y 24 meses desde la orden
Las disposiciones transitorias del Real Decreto 238/2026 cuentan los plazos desde la entrada en vigor de la orden. Como la orden entró en vigor el 6 de octubre de 2026, las fechas de aplicación son:
El umbral no es el beneficio ni la facturación de cualquier tipo: es el volumen de operaciones del año natural anterior, calculado según el artículo 121 de la Ley del IVA. Comprueba cuál fue el tuyo en 2026 para saber en qué grupo caes.
- 6 de octubre de 2027: empresas cuyo volumen de operaciones del año anterior supere 8 millones.
- 6 de octubre de 2028: todos los demás empresarios y profesionales, incluidos los autónomos.
Emitir y también recibir
La obligación es doble. No basta con emitir facturas electrónicas: también tienes que poder recibirlas. Si un proveedor te envía su factura en formato estructurado, tu programa debe poder leerla, y no puedes exigirle un PDF. Esto afecta de lleno a quien lleva las facturas de proveedores a mano o a quien se las pasa al asesor en una carpeta.
La Agencia Tributaria pondrá a disposición una aplicación gratuita para emitir facturas electrónicas, generar su información de estado y compartirla con la otra parte y con la Administración mediante la solución pública. Esa solución debe estar disponible, como mínimo, dos meses antes de la primera aplicación efectiva. Quien prefiera una plataforma privada puede usarla, pero esa plataforma tiene que enviar una copia fiel de cada factura en UBL a la solución pública.
Estados de pago: la parte que más cambia
El cambio práctico más importante de la Orden HAC/1028/2026 es la comunicación del estado de las facturas. El destinatario informa, cuando proceda, del rechazo de la factura, de la fecha de pago efectivo completo y de la fecha de vencimiento del plazo de pago. Si no hay rechazo ni factura rectificativa posterior, se presume que la factura está aceptada.
El emisor, por su parte, puede comunicar el cobro o el impago y las diferencias de fechas. La comunicación se hace por servicios web, con identificación mediante el código único de la factura (formado por el NIF del emisor, la serie y número y la fecha de expedición), o por formulario.
Para ti, la consecuencia es muy concreta: tu programa debe saber cuándo pagas y cuándo cobras cada factura, con la fecha exacta. Si hoy llevas los cobros y pagos en una hoja aparte o no los llevas, ese es el trabajo que más tiempo te llevará ordenar. Una tesorería al día deja de ser un lujo y pasa a ser parte del cumplimiento.
En qué se diferencia de VERI*FACTU
Se confunden porque ambas llegan con nombres parecidos y fechas cercanas, pero responden a cosas distintas. VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) obliga al programa de quien factura a guardar registros que no se puedan manipular: es un control de la integridad de lo que emites. La factura electrónica (Real Decreto 238/2026) obliga a intercambiar las facturas entre empresas en formato estructurado y a informar de su estado de pago: es un cambio en la manera de enviar y recibir.
Se pueden cumplir las dos con el mismo programa, y de hecho conviene. Una factura puede estar registrada conforme a VERI*FACTU y viajar después en formato electrónico estructurado. Las fechas, además, no coinciden: las de VERI*FACTU vigentes a noviembre de 2026 son el 1 de enero y el 1 de julio de 2027, aunque Hacienda ha anunciado la previsión de ampliarlas hasta octubre de 2028, sin que sea todavía norma.
Lista de preparación
Un año es poco si tu proceso de facturas depende de PDF y de personas. Empieza por lo que no exige comprar nada:
- Calcula tu volumen de operaciones de 2026 para saber si tu fecha es 2027 o 2028.
- Pregunta a tu proveedor de software cuándo podrá emitir y recibir en UBL y comunicar estados de pago.
- Consigue el certificado electrónico (o Cl@ve) de la empresa: la solución pública lo pide para acceder.
- Pide a tus proveedores y clientes habituales que te digan por qué canal van a enviar y recibir.
- Ordena tus cobros y pagos: cada factura con su fecha de vencimiento y su fecha de pago real.
- Define quién en tu empresa revisa las facturas recibidas y las rechaza si hay un error.
Cómo lo resuelven nuestros programas
FacturaGesTOTAL y FacturaGesERP ya llevan los cobros y pagos por vencimiento, la tesorería y el control de facturas de compra, que es la base sobre la que se apoya la comunicación de estados. FacturaGesERP emite y recibe ya facturas en UBL y Facturae validadas con los esquemas oficiales, y FacturaGesTOTAL firma la Facturae con el certificado de la empresa; cada cambio de la normativa llega con las actualizaciones, sin cambiar de herramienta. Si facturas mucho y quieres anticiparte, cuéntanos tu caso y lo planificamos contigo.